Ordenador de gasto: Es la Facultad que tiene el Representante Legal o en su defecto las personas que el delegue para ejecutar el presupuesto de gastos aprobado.
Ejecutar: Es la capacidad de contratar, comprometer recursos y ordenar el gasto con cargo al presupuesto aprobado para la vigencia.
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Validación financiera y presupuestal que garantiza la existencia de disponibilidad de recursos en el presupuesto de la Universidad libre de afectación para atender cualquier compromiso. Este es expedido por gestión de presupuesto y es indispensable antes de asumir cualquier compromiso.
Compromiso: Acto administrativo o contractual expedido por el ordenador de gasto por medio del cual se genera una obligación jurídica y financiera frente a un tercero, afectando las apropiaciones presupuestales en el desarrollo de la capacidad del ordenador del gasto de contratar y comprometer el presupuesto.
Registro presupuestal (RP): Operación financiera y presupuestal por medio del cual se perfecciona o legaliza el compromiso y se afecta de forma definitiva los recursos previamente certificados en el CDP para atender los compromisos legalmente contraídos. Este es expedido por gestión de presupuesto y deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
Para el registro presupuestal de un compromiso se requiere que el acto administrativo o el contrato se haya suscrito previamente por las partes o por el funcionario competente y debe hacerse previo al inicio de la ejecución del contrato o acto administrativo. Ningún compromiso puede iniciar sin contar previamente con el RP. Los registros presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.
ROL DEL REGISTRO PRESUPUESTAL
- Actos Administrativos: Requisito esencial de perfeccionamiento del acto administrativo que ordena un gasto.
- Contratos: Requisito de legalización para dar inicio a la ejecución del contrato (Estatuto de contratación, artículo 23)
Reserva presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos por los Ordenadores de Gasto, cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales constituidas en la vigencia anterior que no hayan sido ejecutadas, expiran al 31 de diciembre de la siguiente vigencia sin excepción.
Pasivo exigible vigencia expirada: Mecanismo mediante el cual se responde a los compromisos u obligaciones adquiridos por la Universidad en una vigencia anterior, con el lleno de los requisitos legales (contractuales y presupuestales), para la cual no se hubiere constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, o cuando a pesar de haberse constituido, su pago no se hubiese realizado y por tanto no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con la Universidad. El pago de pasivo exigible de vigencia expirada se hace mediante acto administrativo y con cargo al presupuesto de la vigencia en que se hace exigible.
El pago del pasivo exigible de vigencia expirada no es un mecanismo de legalización de pagos adquiridos ilegalmente.
El pago de pasivo exigible de vigencia expirada se hace con cargo al presupuesto de la vigencia en que se hace exigible y se realiza a través de acto administrativo.
Cuenta por pagar: Son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago para la siguiente vigencia fiscal y los bienes y servicios se han recibido a satisfacción al 31 de diciembre de la vigencia en curso en desarrollo de un contrato. El supervisor o interventor debe haber entregado la certificación a gestión contable.
HECHO CUMPLIDO: Violación del principio de Legalidad y Planeación. Recepción de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios, inicio de actividades, sin que exista un contrato o acto administrativo previo firmado ni el correspondiente amparo presupuestal.
Requisito presupuestal: CDP → Contrato → RP → Ejecución → Obligación → Pago.
- HECHO CUMPLIDO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS: El hecho cumplido presupuestal se presenta con la ejecución de actividades sin que exista previamente el Acto administrativo y el correspondiente amparo presupuestal (CDP y RP) antes de iniciar la actividad tales como: salidas académicas, participación de eventos, matrícula, inscripciones, entre otros.
- HECHO CUMPLIDO DE LOS CONTRATOS: Se presenta con la recepción de bienes, la ejecución de obras o la prestación de servicios por parte de un tercero, sin que exista un contrato previo firmado y el correspondiente amparo presupuestal (CDP y RP).