Ordenador de gasto: Es la Facultad que tiene el Representante Legal o en su defecto las personas que el delegue para ejecutar el presupuesto de gastos aprobado.
Ejecutar: Es la capacidad de contratar, comprometer recursos y ordenar el gasto con cargo al presupuesto aprobado para la vigencia.
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Documento de gestión financiera y presupuestal con el cual se certifica que existe la disponibilidad de recursos en el presupuesto de la Universidad libre de afectación para atender cualquier compromiso. Este es expedido el Jefe de Sección de Presupuesto o quien haga sus veces y es indispensable antes de asumir cualquier gasto.
Compromiso: Son los actos administrativos que realiza la Universidad y que afectan las apropiaciones presupuestales en el desarrollo de la capacidad del ordenador del gasto de contratar y comprometer el presupuesto.
Registro presupuestal (RP): Documento de gestión financiera y presupuestal por medio del cual se afecta de forma definitiva los recursos previamente certificados en el CDP para atender los compromisos legalmente contraídos.
Para el registro presupuestal de un compromiso se requiere que el acto administrativo o el contrato se haya suscrito previamente por las partes o por el funcionario competente y debe hacerse previo al inicio de la ejecución del contrato, orden de compra o acto administrativo, con el fin de no constituir hechos cumplidos. Los registros presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. El registro presupuestal es un requisito de legalización de contratos, por tanto, es una acción previa al inicio de la ejecución del mismo para lograr la ejecución de compromisos y obligaciones previamente contraídos por la Universidad.
Reserva presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos por los Ordenadores de Gasto, cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen y estas expiran al 31 de diciembre de la siguiente vigencia.
Pasivo exigible vigencia expirada: Mecanismo mediante el cual se responde a los compromisos u obligaciones adquiridos por la Universidad en una vigencia anterior, con el lleno de los requisitos legales (contractuales y presupuestales), para la cual no se hubiere constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, o cuando a pesar de haberse constituido, su pago no se hubiese realizado y por tanto no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con la Universidad.
El pago de pasivo exigible de vigencia expirada no es un mecanismo de legalización para pagos adquiridos ilegalmente.
El pago de pasivo exigible de vigencia expirada se hace mediante acto administrativo y con cargo al presupuesto de la vigencia en que se hace exigible.
Cuenta por pagar: Son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago para la siguiente vigencia y los bienes y servicios se han recibido a satisfacción al 31 de diciembre de la vigencia en curso en desarrollo de un contrato. El supervisor o interventor debe haber entregado la certificación a gestión contable.