Las funciones principales de gestión de presupuesto son:

  1. Desarrollar las actividades relacionadas con la ejecución presupuestal, realizando el respectivo seguimiento conforme a las directrices legales e institucionales vigentes
  2. Dirigir el proceso de Gestión de Presupuesto de acuerdo con las directrices legales e institucionales
  3. Dar soporte técnico y administrativo en el registro, modificación y seguimiento del presupuesto de la institución, conforme a las directrices legales e institucionales vigentes

En el desarrollo de nuestras funciones expedimos los CDP, RP y tramitamos las modificaciones presupuestales (reducciones, adiciones, traslados a los RP y CDP) y generamos informes sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a entes externos e internos.

GLOSARIO PRESUPUESTAL

  • Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Documento de gestión financiera y presupuestal con el cual se certifica que existe la disponibilidad de recursos en el presupuesto de la Universidad libre de afectación para atender cualquier compromiso. Este es expedido el jefe de Sección de Presupuesto o quien haga sus veces y es indispensable antes de asumir cualquier gasto.

  • Compromiso:Son los actos administrativos que realice la Universidad y que afectan las apropiaciones presupuestales en el desarrollo de la capacidad del ordenador del gasto de contratar y comprometer el presupuesto.

  • Registro presupuestal (RP): Documento de gestión financiera y presupuestal por medio del cual se afecta de forma definitiva los recursos previamente certificados en el CDP para atender los compromisos legalmente contraídos. Este registro es un requisito de legalización de contratos, por tanto es una acción previa al inicio de la ejecución del mismo y para lograr la ejecución de compromisos y obligaciones previamente contraídos por la Universidad. 

  • Reserva presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos por los Ordenadores de Gasto, cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente.  Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen y estas expiran al 31 de diciembre de la siguiente vigencia.

  • Pasivo exigible vigencia expirada: Mecanismo mediante el cual se responde a los compromisos u obligaciones adquiridos por la Universidad en una vigencia anterior, con el lleno de los requisitos legales (contractuales y presupuestales), para la cual no se hubiere constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, o cuando a pesar de haberse constituido, su pago no se hubiese realizado y por tanto no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con la Universidad.

El pago de pasivo exigible de vigencia expirada no es un mecanismo de legalización para pagos adquiridos ilegalmente. 

El pago de pasivo exigible de vigencia expirada se hace mediante acto administrativo y con caro al presupuesto de la vigencia en que se hace exigible.

  • Cuenta por pagar: Son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago para la siguiente vigencia y los bienes y servicios se han recibido a satisfacción al 31 de diciembre de la vigencia en curso en desarrollo de un contrato.

El supervisor o interventor debe haber entregado la certificación a gestión contable.

DOCUMENTOS DE INTERES 

INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

Informes financieros: Contemplan los ingresos recibidos por la Universidad de acuerdo con el Estatuto presupuestal artículo 6 y todos los gastos realizados por la Universidad de acuerdo con el Estatuto presupuestal artículo 7.

PROYECTOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS – SGR

Instructivo gestión Financiera – Proyectos del SGR: Instructivo elaborado por gestión financiera para la ejecución de los proyectos aprobados a la Universidad por el Sistema General de Regalías, con el objetivo de dar a conocer los requerimientos mínimos que deben cumplirse al momento de iniciar ejecución de los proyectos aprobados por el SGR.

Plantilla cronograma de flujo

Plantilla solicitud certificado de disponibilidad presupuestal – CDP y sus modificaciones

Plantilla creación de terceros

Plantilla cronograma mensual de pagos y sus modificaciones

FORMATOS DE USO PRESUPUESTAL

131-F02-01 – Formato para contratación de servicios de Proyectos Especiales: Formato que debe ser utilizado por el ordenador de gasto para la contratación de los servicios ofrecidos por los diferentes proyectos especiales y con el cual Gestión de Presupuesto genera el registro presupuestal.

134-F29 – Certificación de prestación de servicios: Formato que debe ser utilizado por el ordenador de gasto para certificar la prestación del servicio realizada a través del formato 134-F30 y del formato 131-F02-01.

134-F27 – Reducción y adición por diferencia de valor TRM y ajuste por gastos financieros: Formato utilizado por el líder de Gestión de Presupuesto para autorizar modificaciones a los Registros Presupuestales atendiendo lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 5817 del 3/10/2017, artículo cuarto y quinto.

134-F28 – Modificaciones Presupuestales: Formato utilizado por el ordenador de gasto para solicitar adición o reducción a las solicitudes realizadas a través del formato 134-F30.

134-F31 – Acto administrativo para solicitud de modificaciones unilaterales de contratos: Formato utilizado por interventores, supervisores, ordenadores de gasto o unidades ejecutoras/gestoras para solicitar las modificaciones a los CDP y Registros presupuestales de un contrato sin afectar el valor pactado con el contratista, autorización que es dada por el Líder de Gestión de presupuesto atendiendo lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 5817 del 3/10/2017, artículo primero.

134-F41 – Reintegro de saldos no ejecutados al presupuesto de gastos: Formato utilizado por interventores, supervisores, ordenadores de gasto para solicitar la reducción del saldo no ejecutado en el registro presupuestal que afecta el presupuesto de gastos relacionado con contratos de compra venta y ordenes de compra.

Instructivo para el reintegro presupuestal de gastos de contratos: Tiene como propósito indicar a la Comunidad Universitaria los documentos requeridos para tramitar adecuadamente ante Gestión de Presupuesto, las solicitudes de reintegro presupuestal de los saldos no ejecutados en el Registro Presupuestal correspondiente a los contratos (compra venta, órdenes de compra, suministros, prestación de servicios, obra, entre otros).

134-F43 – Formato traslados Unidades Ejecutoras: Formato utilizado por las Unidades Ejecutoras para solicitar las modificaciones al presupuesto, el cual es insumo para determinar la gestión de traslado que se requiere.

134-F46 – Solicitud cancelación reserva presupuestal: Formato utilizado por los ordenadores/supervisores o diferentes dependencias académicas y administrativas para realizar la solicitud de cancelación de una reserva presupuestal relacionada con actos administrativos, órdenes de compra, contratos de compra venta, formatos, entre otros.

Plantilla solicitud y modificación de CDP: Plantilla construida para que las Unidades Ejecutoras consignen la información requerida por Gestión de presupuesto para asignar o modificar el CDP con base en la nueva estrucutura de clasificación presupuestal CICP y aplicación del CPC DANE.

INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA APLICACIÓN DEL CATÁLOGO INTEGRADO DE CLASIFICACIÓN PRESUPUESTAL (CICP)

Aplicación del CICP VS CPC: Archivo creado por Gestión de Presupuesto que contiene la estructura del catálogo integrado de clasificación presupuestal (CICP) aplicable para la Adquisición de Bienes y Servicios tanto para funcionamiento como para inversión con su respectiva codificación y su integración con los códigos de la clasificación central de productos (CPC) – DANE.

CPC DANE UTP: Archivo creado por gestión de presupuesto que contiene algunos de los CPC DANE que hemos identifcado como los más recurrentes durante el proceso de generación de registros presupuestales.

CPC – DANE aplicable para Bienes transportables: Archivo que contiene la estructura y códigos de la clasificación central de productos (CPC) – DANE relacionadas con Materiales y equipos de la sección de la 0 a la 4 (Versión 2.1 2022)

CPC – DANE aplicable para Servicios: Archivo del DANE que contiene la estructura y códigos de la clasificación central de productos (CPC) – DANE relacionados con servicios de la sección de la 5 a la 9 (Versión 2.1 2022)

Documento CPC DANE: Archivo del DANE que contiene las definiciones de la clasificación central de productos (CPC) – DANE relacionados con materiales, equipos y servicios de la sección de la 0 a la 9 (Versión 2.1 2022)

CICP Versión 5.0: Archivo de la Contraloria que contiene la estructura del catálogo integrado de clasificación presupuestal (CICP) aplicable a la Universidad, el cual contiene todos los objetos del gasto y los conceptos de ingresos con su codificación y definición.

PRESENTACIONES IMPORTANTES

  • Conceptos básicos de presupuesto para ordenadores, supervisores e interventores

  • Jornada de socialización: Presentación realizada a la comunidad académica y administrativa en la que se dio a conocer la importancia de contar con un adecuado y eficaz cierre presupuestal, así como dar a conocer las mejoras del proceso de gestión de presupuesto para tramitar adecuadamente solicitudes relacionadas con el proceso de cierre.

  • Jornada de contextualización: Presentación realizada a los profesionales de apoyo a los Decanos, la cual tuvo como objetivo dar a conocer los diferentes momentos de la Ejecución Presupuestal y algunos conceptos presupuestales importantes durante la ejecución.