Es un documento digital que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios de una empresa o entidad.

El servicio de facturación electrónica en la Universidad comprende desde la solicitud de generación de factura requerida por una dependencia, hasta el envío de la misma a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN al usuario y al solicitante, cumpliendo con los estándares definidos por la DIAN.

Tipos de facturación de la universidad

Matrícula asumida por una empresa

Es la factura que se genera a nombre de la empresa patrocinadora (Empresas que financian o patrocinan la matrícula de un estudiante), cuyos requisitos son el recibo de matrícula y una carta dirigida a la Universidad, avalando y certificando que se realizará el pago correspondiente a la matrícula.

Estas solicitudes deben realizarse teniendo en cuenta el cronograma de matrículas de la Universidad, por el sistema de información y quien hace la solicitud es el director, decano o encargado del área, dependencia, programa o facultad.

Contratos, convenios previos al pago

Es la Facturación asociada a un contrato o convenio la cual se genera después de haber cumplido los parámetros contractuales de acuerdo con las cláusulas establecidas en cada uno.

Esta se radica en el sistema de información y quien hace la solicitud es el director, decano o encargado del área, dependencia, programa o facultad.

Facturación posterior al pago

Es la facturación que hace referencia a la necesidad de generar un documento legal de ventas por la contraprestación de un servicio por parte de la Universidad a un tercero, que no requiere un contrato o convenio.

A través de los diferentes canales habilitados para pago se logra identificar el usuario, dependencia, área o proyecto agilizando la generación de factura y el ingreso al proyecto sin previa solicitud.

Consulte aquí: Lineamiento para emisión de facturación electrónica

Notas crédito

Es el documento que se realiza en casos de corrección o devolución las facturas debido a que la ley establece que las facturas realizadas no se podrán eliminar en ninguna circunstancia

Debes tener en cuenta antes de solicita nota crédito validar que el usuario rechace la factura en los días hábiles siguiente a la fecha de emisión de la factura, según lo establecido por la DIAN, los motivos establecidos en la norma son los siguientes:

  • Se realizó un descuento luego de realizar la factura.
  • Corregir datos, valores o información diligenciada en la factura.
  • Devoluciones del cliente por inconformidad.
  • Diferencia del precio real y el importe cobrado.

Es importante tener en cuenta antes de solicitar tu factura confirmar con el usuario las condiciones y requisitos exigidos para la aceptación y pago de la factura, como correo de recepción de factura electrónica, concepto, número de compra, fechas máximas establecidas para recepción de factura y documentos adicionales que el cliente requiera.

Consulte aquí: Lineamiento para emisión de nota crédito. 

Datos de Contacto

facturacion@utp.edu.co EXT.7307